Рекомендуемые средства реализации политики использования электронной почты в организации

К таким средствам относятся системы контроля содержимого электронной почты. Системы контроля содержимого электронной почты — это программное обеспечение, способное анализировать содержание письма по различным компонентам и структуре в целях реализации политики использования электронной почты. К особенностям данных продуктов относятся:

1. Применение при анализе содержания специально разработанной политики использования электронных писем.
2. Способность осуществлять «рекурсивную декомпозицию» электронных писем.
3. Возможность распознавания реальных форматов файлов вне зависимости от различных способов их маскировки (искажение расширения файлов, архивирование файлов и т.п. — razgovorodele.ru).
4. Анализ множества параметров сообщения электронной почты.
5. Ведение архива электронной почты.
6. Анализ содержимого сообщения электронной почты и прикрепленных файлов на наличие запрещенных к использованию слов и выражений.

Требования к системам контроля содержимого электронной почты

Спектр возможностей всех категорий систем контроля содержимого электронной почты достаточно широк и существенно меняется в зависимости от производителя. Однако ко всем системам предъявляются наиболее общие требования, которые позволяют решать задачи, связанные с контролем почтового трафика. Самыми первыми требованиями к таким системам должны быть полнота и адекватность.

Полнота — это способность систем контроля обеспечить наиболее глубокую проверку сообщений электронной почты. Это предполагает, что фильтрация должна производиться по всем компонентам письма. При этом ни один из объектов, входящих в структуру электронного сообщения, не должен быть «оставлен без внимания». Условия проверки писем должны учитывать все проблемы, риски и угрозы, которые могут существовать в организации, использующей систему электронной почты.

Адекватность — это способность систем контроля содержимого как можно более полно воплощать словесно сформулированную политику использования электронной почты, иметь все необходимые средства реализации написанных людьми правил в понятные системе условия фильтрации.

К другим наиболее общим требованиям относятся:

Текстовый анализ электронной почты (анализ ключевых слов и выражений с помощью встроенных словарей). Данная возможность позволяет обнаружить и своевременно предотвратить утечку конфиденциальной информации, установить наличие непристойного или запрещенного содержания, остановить рассылку спама, а также передачу других материалов, запрещенных политикой безопасности. При этом качественный анализ текста должен предполагать морфологический анализ слов, то есть система должна иметь возможность генерировать и определять всевозможные грамматические конструкции слова. Эта функция приобретает большое значение в связи с особенностями русского языка, в котором слова имеют сложные грамматические конструкции.

Контроль отправителей и получателей сообщений электронной почты. Данная возможность позволяет фильтровать почтовый трафик, тем самым реализуя некоторые функции межсетевого экрана в почтовой системе.

Разбор электронных писем на составляющие их компоненты. (MIME-заголовки, тело письма, прикрепленные файлы и т.п.), устранение «опасных» вложений и последующий сбор компонентов письма воедино, причем с возможностью добавлять к сообщению электронной почты необходимые для администраторов безопасности элементы (например, предупреждения о наличии вирусов или «запрещенного» текста в содержании письма).

Блокировка или задержка сообщений большого размера до того момента, когда канал связи будет менее всего загружен (например, в нерабочее время). Циркуляция в почтовой сети компании таких сообщений может привести к перегрузке сети, а блокировка или отложенная доставка позволит этого избежать.

Распознавание графических, видео и звуковых файлов. Как правило, такие файлы имеют большой размер, и их циркуляция может привести к потере производительности сетевых ресурсов. Поэтому способность распознавать и задерживать данные типы файлов позволяет предотвратить снижение эффективности работы компании.

Обработка сжатых (архивных) файлов. Это дает возможность проверять сжатые файлы на содержание в них запрещенных материалов.

Распознавание исполняемых файлов. Как правило, такие файлы имеют большой размер и редко имеют отношение к коммерческой деятельности компании — razgovorodele.ru. Кроме того, исполняемые файлы являются основным источником заражения вирусами, передаваемыми с электронной почтой. Поэтому способность распознавать и задерживать данные типы файлов позволяет предотвратить снижение эффективности работы компании и избежать заражения системы.

Контроль и блокирование спама. Циркуляция спама приводит к перегрузке сети и потере рабочего времени сотрудников. Функция контроля и блокирования спама позволяет сберечь сетевые ресурсы и предотвратить снижение эффективности работы компании. Основными способами защиты от спама являются: проверка имен доменов и IP-адресов источников рассылки спама по спискам, запрос на указанный адрес отправителя (блокировка в случае отсутствия ответа), текстовый анализ спам-сообщения на наличие характерных слов и выражений в заголовках электронной почты, проверка заголовков на соответствие спецификации и т.п.

Способность определять число вложений в сообщениях электронной почты. Пересылка электронного письма с большим количеством вложений может привести к перегрузке сети, поэтому контроль за соблюдением определенных политикой информационной безопасности ограничений на количество вложений обеспечивает сохранение ресурсов корпоративной сети.

Контроль и блокирование программ-закладок (cookies), вредоносного мобильного кода (Java, ActiveX, JavaScript, VBScript и т.д.), а также файлов, осуществляющих автоматическую рассылку. Эти виды вложений являются крайне опасными и приводят к утечке информации из корпоративной сети.

Категоризация ресурсов почтовой системы компании («административный», «отдел кадров», «финансы» и т.д.) и разграничение доступа сотрудников компании к различным категориям ресурсов сети (в т.ч. и в зависимости от времени суток).

Реализация различных вариантов реагирования, в том числе: удаление или временная блокировка сообщения; задержка сообщения и помещение его в карантин для последующего анализа; «лечение» зараженного вирусом файла; уведомление администратора безопасности или любого другого адресата о нарушении политики безопасности и т.п.

Возможность модификации данных, которая предусматривает, например, удаление неприемлемых вложений и замену их на тексты заданного содержания. Такая возможность позволит администратору удалять из писем прикрепленные файлы, тип которых запрещен политикой безопасности компании. К таким типам могут относиться исполняемые, видео и звуковые файлы, не имеющие отношения к деятельности компании. А это, в конечном итоге, позволит избежать заражения сети вирусами и добиться от сотрудников продуктивного использования почтового сервиса.

Ведение полнофункционального архива электронной почты, способного обеспечить хранение в режиме on-line большого количества электронной почты с высоким уровнем доступности данных — razgovorodele.ru. На основании хранящейся в архиве информации, возможно проводить дальнейший анализ почтового потока компании, корректировать работу системы, осуществлять анализ инцидентов, связанный со злоупотреблением сотрудниками компании почтовым сервисом и т.п.