При организации мероприятия вы сталкиваетесь со многими решениями. Выбор места проведения-это единственное решение, которое окажет наибольшее влияние на ваше мероприятие. Дата проведения мероприятия, варианты питания и приятные впечатления участников … все они частично зависят от того, какое место вы выберете.
Не звучит ли это немного пугающе? Тебе не обязательно так себя чувствовать. Вот несколько рекомендаций о том, когда следует принимать решение, что следует учитывать и как сделать лучше. Многие предпочитают Выставочные центры.
Когда начинать искать место проведения
Чем раньше, тем лучше. Как только вы хорошо разберетесь в следующих 3 вещах, вы сможете начать поиск места проведения: бюджет, предполагаемый размер мероприятия и требования к площади.
Забронируйте место проведения по крайней мере за 4-6 месяцев, чтобы у вас было достаточно времени для планирования других важных мероприятий, таких как кейтеринг, брошюры о мероприятиях и веб-сайты.
Что следует учитывать При поиске места проведения
1. Местоположение
Вы, наверное, уже подумали об этом. Для местного мероприятия вы можете искать место проведения на разумном расстоянии от домов или мест работы большинства участников. Если многие участники будут путешествовать из-за пределов города, место проведения рядом с аэропортом или их отелями будет выгодным. В любом случае, не забудьте рассмотреть варианты движения, транспорта и парковки. Кроме того, «на всякий случай заключите официальный контракт с поставщиком места проведения, потому что необходимость менять место проведения мероприятия-это, вероятно, последнее, что вы хотите увидеть»
Если вы хотите снизить вероятность опоздания ваших посетителей, предоставьте им мобильное приложение для проведения мероприятий, которое в наши дни, по сути, является стандартом. Имея под рукой GPS-карты, маршруты движения и информацию о парковке/трансфере, ваши посетители почувствуют облегчение. Если место проведения находится в пределах большого кампуса или института, карты с булавками особенно помогают. Для мероприятий с выставками, плакатами или параллельными сессиями интерактивные карты помещений помогут участникам удобно ориентироваться.
2. Парковка
Есть ли на территории отеля парковка или услуга парковщика? Место проведения с парковкой — это то, о чем мечтают. Если это не так, есть ли поблизости автостоянки, на которые посетители могут получить доступ и которыми они могут пользоваться? Если нет доступной парковки, вам не совсем не повезло, так как у вас есть несколько вариантов:
- Вы можете зарезервировать близлежащие парковки для своих посетителей и либо включить стоимость в стоимость билетов, либо попросить участников оплатить парковку.
- Взгляните на скидки Uber и Lyft, предлагаемые на мероприятия. Вы можете договориться с ними об этом и распространить промо-код среди своих посетителей.
- Предоставьте участникам возможность совместно прокатиться или взять такси друг с другом. Это также было бы хорошей возможностью для них пообщаться друг с другом. Приложение для конференций, такое как Whova, предоставляет Доску сообщества и функцию группового чата, чтобы помочь в этом. Получите более подробную информацию здесь.
- Вы можете предложить услугу парковки автомобилей служащим отеля для проведения мероприятия, даже если место проведения этого не делает. Предоставление услуги камердинера может иметь важное значение, если мероприятие является высококлассным мероприятием, таким как гала-концерт.
3. Емкость и минимумы
- Какова его вместимость? Вам нужно будет знать вместимость залов по нескольким причинам. Во-первых, 500 человек (если это ваш предполагаемый размер мероприятия) не могут с комфортом разместиться в зале вместимостью 250 человек. И во-вторых, существуют правила пожарной безопасности и техники безопасности, которые должно соблюдать заведение.
- Каковы минимумы F&B? Если ваше заведение предлагает еду и/или напитки и устанавливает минимальную сумму расходов на еду и напитки (известную как минимум F&B), убедитесь, что прошлые записи F&B о предыдущих мероприятиях соответствуют минимуму. Если вы оцениваете расходы на F&B намного больше, чем требуется для места проведения, это означает, что вы будете для них хорошим клиентом. Обсудите, могут ли они предоставить бесплатный сервис (например, обновить Wi-Fi или поддержку кондиционера) в обмен, если ваши расходы достигнут определенного уровня.
4. Услуги и удобства
- Есть ли в отеле кухня и может ли она обеспечить обслуживание вашего мероприятия? Если это так, часто место проведения отказывается от платы за услуги и взимает только первоначальный взнос вместе со стоимостью питания для каждого участника. Те заведения, в которых нет кухни, могут иметь партнерские отношения с поставщиком продуктов питания, которыми вы должны пользоваться. Возможно, вы захотите проверить их питание заранее. Если этого недостаточно, это может негативно повлиять на впечатления ваших посетителей. Итак, либо отправляйтесь в заведение, где подают отличную еду, либо разрешите вам приглашать внешних поставщиков продуктов питания.
- Есть ли в нем столы, стулья и постельное белье, которые вы можете использовать? Если в заведении есть эти предметы, вы можете сэкономить много денег и усилий, используя то, что у них есть, при условии, что это соответствует вашей теме и обстановке.
- Есть ли у него команда по настройке/очистке? Если вы нашли место, где есть команда по настройке и уборке, радуйтесь! Это не всегда так. Если эти услуги недоступны, вам нужно будет создать свою команду для проведения мероприятий или найти добровольцев.
- Есть ли у него возможности AV? В некоторых местах есть встроенное аудиовизуальное оборудование, которым вы можете пользоваться, а в других потребуется, чтобы вы принесли его сами.