Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (см. схему).
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы. По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна: — проверить наличие конфиденциальных документов; Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы. В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа. |