Рекомендации по профилактике воровства в организации

1. Создать сильную корпоративную культуру организации (отношения, социальные приоритеты, мораль в организации), Если сформирована «критическая масса» работников, то новички попадают в систему самовоспроизводящегося общественного сознания.
2. Создать эффективную систему контроля, отвечающую следующим требованиям: регулярность и систематичность, персональная ответственность работников. Условие — контроль рассматривать как помощь людям в борьбе с искушением украсть.
3. В качестве профилактических средств периодически вызывать у работников синдромы «чувства вины», «чувства благодарности», играя роль строгого начальника или начальника-спасителя.
4. Быть разборчивым в производственных связях. Утверждение «свои не украдут» достаточно спорно.

Могут быть сформулированы и общие правила стимулирования, обеспечивающие безопасное поведение персонала:

— доступность (я тоже могу заработать не меньше!);
— ощутимость (премия не менее 20 % к окладу, оклад больше возможного ущерба от воровства);
— минимальный разрыв между результатами и оплатой по времени (недостаток стимулирования восполняется воровством);
— сочетание стимулов и мер наказания;
— сочетание материальных, социальных и психологических стимулов.

Превентивные действия службы управления персоналом:

— гибкая организационная структура «под задачи» организации: лишние подразделения следует ликвидировать, перераспределив и частично уволив сотрудников;
— определение приоритетов в развитии персонала и реализация функций управления ими;
— ежегодная аттестация персонала предприятия;
— систематический пересмотр «Положений о подразделениях» и «Должностных инструкций» с целью их совершенствования в соответствии с изменениями в разделении и организации труда, а также в связи с изменениями уровня профессионализма самих работников;
— разработка компенсационных пакетов (размера, структуры, соотношения различных форм вознаграждения работникам) с ориентацией на конечные результаты, значимые для организации (например, система сквозных показателей — razgovorodele.ru), и с учетом индикации;
— разработка системы мер профилактики противоправного поведения сотрудников, в том числе и на случаи возникновения объективных причин к снижению уровня преданности фирме, например, при угрозе увольнения (здесь речь идет о защите конфиденциальной информации, включая соответствующие положения в трудовых соглашениях, и мерах против мошенничества, включая внутренний аудит);
— постоянное информирование сотрудников о состоянии рынка товаров и услуг, на котором действует организация, формирование рыночного мышления, обеспечение причастности к проблемам организации.

Также могут быть приняты превентивные меры, начиная с момента поступления работника на работу, на случай снижения деловой активности фирмы и необходимости проводить сокращение работников, хотя эти меры не способствуют формированию у работника преданности фирме и увязке его жизненных целей с целями фирмы. К таким мерам относятся:

— заключения срочного трудового договора, заключение договора о сохранении коммерческой тайны, конфиденциальной информации, служебной тайны, о материальной ответственности;
— ознакомление под расписку с должностной инструкцией (для руководителей подразделений — еще и с Положением о данном подразделении), Правилами трудового распорядка, Положением об оплате и стимулировании труда, Коллективным договором (если таковой имеется);
— специальные меры в случае необходимости увольнения.

Первостепенное значение для информационной безопасности имеет система подбора кадров. Зачастую на стадии создания в организации трудится небольшая группа людей — друзья, знакомые, единомышленники, то есть те, кто поверил в идею, кого удалось найти сразу, кто просто «подвернулся под руку», кому не надо много платить и т.п. Бывает, что необходимо пристроить жену или сына «нужного» человека. В результате возникают крайне неприятные ситуации.

Другой типичной ошибкой в процессе подбора персонала является стремление работодателя во что бы то ни стало заполучить сотрудника из конкурирующей организации. Это чаще всего объясняется желанием приобрести клиентскую базу или другую конфиденциальную информацию. И здесь организация может натолкнуться на подводные камни. Во-первых, следует понимать, что такой сотрудник когда-нибудь с легкостью «продаст» и вашу компанию, если получит более выгодное предложение. Во-вторых, такой сотрудник может быть шпионом, «засланным казачком» от конкурентов. И это случается гораздо чаще, чем может показаться!

Случается, работодатели сами неосознанно создают ситуации, позволяющие персоналу безответственно относиться к информационной безопасности. Из-за этого значительное количество информации утекает из фирмы, причем зачастую сотрудники даже этого не осознают. Например, одна известная компания практически отдала свою дилерскую сеть конкурентам из-за небрежности секретаря. Направляя письма дилерам и возможным клиентам, секретарь сделал автоматическую рассылку по электронной почте, не понимая, что каждый адресат вместе с сообщением получит электронные адреса всех остальных получателей информации.

Но все-таки чаще всего утечка информации происходит по вине сотрудников, которые понимают, что они делают, так как получают за это немалое вознаграждение. Каким же образом можно избежать этих неприятностей?

Начнем с технических мер. Во-первых, важно иметь систему для прослушивания, которая позволяет контролировать как телефонные переговоры, так и все, о чем говорится в различных помещениях вашей фирмы. Во-вторых, в некоторых помещениях необходимо наличие видеоконтроля. В-третьих, вся информация, хранящаяся в электронном виде в компьютерах, также должна быть максимально защищена. Каждый сотрудник должен иметь свой код доступа к той или иной информации.

Однако, прежде чем приобретать оборудование, следует разработать программу по защите информации в вашей компании. И в этой программе не последнюю роль играет работа с персоналом. В первую очередь с каждым новым сотрудником необходимо заключать контракт о неразглашении информации, имеющей для компании конфиденциальный характер — razgovorodele.ru. К сожалению, в настоящее время фирме, работающей в нашей стране, нелегко доказать, что она понесла серьезный материальный ущерб в связи с тем, что сотрудник способствовал утечке конфиденциальной информации, хотя во всем мире это обычная судебная практика. Поэтому контракт будет иметь не столько юридическое, сколько психологическое воздействие на работника: это своего рода проверка того, как он реагирует на подписание документа.

Кроме того, работники должны знать о наличии видеонаблюдения и прослушивания. Это играет важную психологическую роль: ведь когда ты знаешь, что тебя могут услышать, ты вряд ли станешь вести переговоры с фирмой-конкурентом.

Очень важным фактором, влияющим на лояльность сотрудников по отношению к фирме, является отношение руководства фирмы к персоналу, в целом психологический климат в организации. Поэтому большое внимание следует уделять социальным программам, наличие которых снижает вероятность проявления нелояльности по отношению к работодателю.

При приеме специалиста на работу необходимо навести справки о его последнем месте работы, выяснить, есть ли у него судимости, привлекался ли он к уголовной или административной ответственности и т.п. Особое внимание стоит уделять причинам, по которым специалист меняет работу. На начальном этапе работы стоит минимизировать доступ к особо секретной внутренней документации, провести предварительную стажировку нового сотрудника, а в ряде случаев создать специальные внештатные ситуации, в ходе которых можно выявить недобросовестного сотрудника.