Порядок уничтожения архивных документов

Каждое предприятие, каким-бы родом деятельности оно не занималось, помимо основных задач неизменно сталкивается с вопросами хранения: технологической, финансовой, кадровой документации.

Но каждый документ, в зависимости от важности и секретности находящейся в нем информации, имеет нормированные государством сроки хранения. Это минимальные сроки, которые документ обязан храниться на предприятии. Окончательные сроки хранения каждого отдельного документа определяет комиссия в составе как минимум из трех специалистов под председательством руководителя предприятия. Каждый документ, подлежащий уничтожению, кладут в плотный бумажный мешок и опечатывают. Опись документов вносится в протокол, а копия прикладывается к мешку.

Некоторые организации занимаются грамотной утилизацией бизнес документов по высоким ценам. Здесь https://vtorcom.ru/unichtozhenie-dokumentov можно узнать более подробно о стоимости и пунктах приема старых документов.

Методы уничтожения документов и архивов

Наибольшее распространение получили следующие четыре вида уничтожения архивных документов:

• Химический. Под воздействием химреактивов документы полностью разлагаются
• Механический. Уничтожение документов на месте в специальном устройстве — шредере, документы многократно разрезаются на тонкие, перемешивающиеся полоски
• Термический. Документы сжигаются в специальной печи
• Закапывание. Документы закапывают в землю на специальном могильнике

Химический, термический методы и закапывание могут быть рассмотрены лишь при условии при условии существования возможности вывоза бухгалтерских документов для уничтожения на территории утилизационной компании. Если же по различным соображениям вывоз документов нежелателен, то организовывают уничтожение документов шредером.

Порядок уничтожения документов

Существует определенный порядок уничтожения секретных документов. В зависимости от материала носителя определяют способ уничтожения документов и архивов. Если на предприятии существуют определенные условия, то документы могут быть уничтожены собственными силами. В противном случае заключается договор на утилизацию документов.

Перед уничтожением тщательно проверяют по описи количество:

• документов
• страниц в каждом документе

При уничтожении документов и архивов может присутствовать представитель заказчика. Утилизационные компании для доказательства полноты уничтожения документов практикуют производить видеосъемку всего процесса утилизации. По окончании составляется акт об уничтожении документов.

Прежде, чем заключить договор на утилизацию документов, необходимо удостовериться в наличии:

• государственной лицензии;
• документов о праве собственности или об аренде:
• автотранспорта;
• шредеров (в том числе передвижных);
• производственных площадей;
• земельных участков.

В акте об уничтожении документов фиксируются:

• список уничтоженных документов;
• способ и дата утилизации;
• подписи ответственных лиц.

Конкретные сроки уничтожения документов зависят от:

• количества документов
• регулярности их накопления
• наличия договора